Page name: EDS - Elektronski Dokumentni Sistem IJS

EDS - Elektronski Dokumentni Sistem IJS

Stran je namenjena uvedbi sistema EDS na IJS.

<!> Za vsa pojasnila v zvezi s sistemom IJS EDS se lahko obrnete na Službo za Poslovno informatiko IJS (SPI), oziroma pošljete svoje vprašanje na naslov

EDS@ijs.si .

Kratek opis sistema EDS

EDS - Elektronski Dokumentni Sistem IJS - je informacijski portal, ki omogoča upravljanje poslovnih procesov, vsebin, dokumentov, zapisov in komunikacij ter obsega:

  • Upravljanje z elektronskimi dokumenti EDMS (procesi, dokumenti, zajem, distribucija, arhiviranje, varnost ...)
  • Integracija z ERP sistemom Microsoft Dynamics NAV
  • Upravljanje vsebin in obveščanje

EDS sistem je uveden z namenom:

  • Večja preglednost in nadzor nad izvajanjem procesov
  • Odprava papirnih dokumentov in njihovo ročno podpisovanje
  • Lažje izvajanje procesov

Dostop do sistema EDS

Sistem IJS EDS je spletna aplikacija, zato do njega dostopamo preko spletnega brskalnika (Internet Explorer, MS Edge, Google Chrome, Firefox, Opera, Safari).
<!> Iz varnostnih razlogov je dostop do produkcijskega EDS sistema mogoč samo v omrežju IJS.
(!) Je pa dostop do produkcijskega EDS sistema mogoč tudi na računalnikih izven lokacije IJS, če so ti računalniki preko varne povezave (VPN) povezani v omrežje IJS.

Povezava do spletne strani sistema EDS

Uporabniško ime in geslo za dostop do sistema EDS

Za dostop do sistema EDS moramo poznati svoje uporabniško ime in geslo.
<!> Uporabniško ime in geslo moramo skrbno varovati. Ni ju dovoljeno (in tudi ne priporočljivo) posredovati drugim uporabnikom, saj s tem posredujemo tudi vse naše pravice, dolžnosti in odgovornosti, ki jih imamo v sistemu EDS.

Pridobitev uporabniškega imena in gesla

<!> Vsak uporabnik, ki mu bo dodeljena pravica za delo z informacijskim sistemom EDS, bo ob dodelitvi te pravice na svoj e-naslov prejel samodejno generirano e-poštno sporočilo za Aktivacijo uporabniškega računa. Uporabnik aktivira svoj uporabniški račun tako, da v roku 15 minut od prejema sporočila klikne na povezavo Aktiviraj moj račun in sledi navodilom. Po uspešni aktivaciji lahko uporabnik prične z delom v sistemu EDS.

EDS Aktivacija računa
<!> Če uporabnik v 15 minutah ne klikne na povezavo Aktiviraj moj račun, ne more več aktivirati računa na ta način. V tem primeru mora na spletni strani za prijavo v sistem EDS klikniti na povezavo Pozabil sem geslo in slediti navodilom za menjavo gesla.

Pozabljeno geslo

Uporabnik, ki je pozabil svoje geslo za dostop v sistem EDS, mora na spletni strani za prijavo v sistem EDS klikniti na povezavo Pozabil sem geslo.
EDS Pozabil sem geslo
Kmalu bo na svoj e-naslov prejel samodejno generirano obvestilo Ponastavitev gesla. Uporabnik mora v roku 15 minut od prejema sporočila klikniti na povezavo Ponastavljam svoje geslo in slediti navodilom.
EDS Ponastavitev gesla

Menjava gesla

Uporabnik lahko kadarkoli zamenja svoje geslo, tako da v meniju za upravljanje uporabnikovega računa izbere opcijo Sprememba gesla in sledi navodilom.

EDS Sprememba gesla

Varnostna politika gesel za dostop do produkcijskega sistema EDS

<!> Pri menjavi uporabniškega gesla moramo obvezno upoštevati varnostno politiko gesel.

  • Dolžina gesla mora vsebovati vsaj 10 znakov.

  • V geslu mora biti najmanj ena (1) mala črka, najmanj ena (1) velika črka in najmanj en (1) poseben znak (-_!?...).
  • Geslo naj bo kompleksno. (!) Upoštevajmo nasvete, kako izbrati dobro geslo.

  • Geslo nikoli ne poteče. Če uporabnik sam v enem (1) letu ne zamenja gesla, se pojavi "!" pri opciji Sprememba gesla v meniju za upravljanje uporabnikovega računa.

EDS Sprememba gesla

Dokumentacija

EDS spletna aplikacija je namenjena upravljanju delovnih procesov na IJS. Ob postavitvi sistema EDS bo v njem le nekaj osnovnih oziroma najbolj uporabljanih procesov, postopoma pa bodo v sistem dodani tudi ostali procesi, ki jih imamo na IJS. Za vsak proces, ki bo dodan v EDS sistem, bodo na tem mestu dostopna tudi ustrezna navodila.