#format wiki #acl Default #language sl = EDS - Elektronski Dokumentni Sistem IJS = Stran je namenjena uvedbi sistema EDS na IJS. Za vsa pojasnila v zvezi s sistemom IJS EDS se lahko obrnete na __'''[[https://www.ijs.si/ijsw/Služba%20za%20poslovno%20informatiko%20U5|Službo za Poslovno informatiko IJS (SPI)]]'''__, oziroma pošljete svoje vprašanje na naslov ''' EDS@ijs.si '''. <> == Kratek opis sistema EDS == EDS - Elektronski Dokumentni Sistem IJS - je informacijski portal, ki omogoča upravljanje poslovnih procesov, vsebin, dokumentov, zapisov in komunikacij ter obsega: * Upravljanje z elektronskimi dokumenti EDMS (procesi, dokumenti, zajem, distribucija, arhiviranje, varnost ...) * Integracija z ERP sistemom Microsoft Dynamics NAV * Upravljanje vsebin in obveščanje EDS sistem je uveden z namenom: * Večja preglednost in nadzor nad izvajanjem procesov * Odprava papirnih dokumentov in njihovo ročno podpisovanje * Lažje izvajanje procesov == Dostop do sistema EDS == Sistem IJS EDS je spletna aplikacija, zato do njega dostopamo preko spletnega brskalnika (Internet Explorer, MS Edge, Google Chrome, Firefox, Opera, Safari).<
> Iz varnostnih razlogov je dostop do produkcijskega EDS sistema mogoč samo v omrežju IJS.<
> (!) Je pa dostop do produkcijskega EDS sistema mogoč tudi na računalnikih izven lokacije IJS, če so ti računalniki preko __[[https://www.ijs.si/ijsw/Varna%20oddaljena%20povezava|varne povezave (VPN)]]__ povezani v omrežje IJS. === Povezava do spletne strani sistema EDS === * __[[https://EDS.ijs.si|EDS - Spletni dostop do produkcijskega sistema EDS]]__ === Uporabniško ime in geslo za dostop do sistema EDS === Za dostop do sistema EDS moramo poznati svoje uporabniško ime in geslo.<
> Uporabniško ime in geslo moramo skrbno varovati. Ni ju dovoljeno (in tudi ne priporočljivo) posredovati drugim uporabnikom, saj s tem posredujemo tudi vse naše pravice, dolžnosti in odgovornosti, ki jih imamo v sistemu EDS.<
> ==== Pridobitev uporabniškega imena in gesla ==== Vsak uporabnik, ki mu bo dodeljena pravica za delo z informacijskim sistemom EDS, bo ob dodelitvi te pravice na svoj e-naslov prejel samodejno generirano e-poštno sporočilo za '''Aktivacijo uporabniškega računa'''. Uporabnik aktivira svoj uporabniški račun tako, da '''v roku 15 minut od prejema sporočila''' klikne na povezavo '''Aktiviraj moj račun''' in sledi navodilom. Po uspešni aktivaciji lahko uporabnik prične z delom v sistemu EDS.<
><
> {{attachment:EDS_Obvestilo_Aktivacija_racuna.jpg|EDS Aktivacija računa|width="400px"}} <
> Če uporabnik v 15 minutah ne klikne na povezavo Aktiviraj moj račun, '''ne more več aktivirati računa na ta način'''. V tem primeru mora '''[[https://EDS.ijs.si|na spletni strani za prijavo v sistem EDS]]''' klikniti na povezavo '''Pozabil sem geslo''' in slediti navodilom za menjavo gesla.<
> ==== Pozabljeno geslo ==== Uporabnik, ki je pozabil svoje geslo za dostop v sistem EDS, mora '''[[https://EDS.ijs.si|na spletni strani za prijavo v sistem EDS]]''' klikniti na povezavo '''Pozabil sem geslo'''.<
> {{attachment:EDS_Pozabil_sem_geslo.jpg|EDS Pozabil sem geslo|width="300px"}} <
> Kmalu bo na svoj e-naslov prejel samodejno generirano obvestilo '''Ponastavitev gesla'''. Uporabnik mora '''v roku 15 minut od prejema sporočila''' klikniti na povezavo '''Ponastavljam svoje geslo''' in slediti navodilom.<
> {{attachment:EDS_Obvestilo_Ponastavitev_gesla.jpg|EDS Ponastavitev gesla|width="400px"}} <
> ==== Menjava gesla ==== Uporabnik lahko kadarkoli zamenja svoje geslo, tako da v meniju za upravljanje uporabnikovega računa izbere opcijo '''Sprememba gesla''' in sledi navodilom.<
><
> {{attachment:EDS_Sprememba_gesla.jpg|EDS Sprememba gesla|width="300px"}} <
> ==== Varnostna politika gesel za dostop do produkcijskega sistema EDS ==== Pri menjavi uporabniškega gesla moramo obvezno upoštevati varnostno politiko gesel. * Dolžina gesla '''mora vsebovati vsaj 10 znakov'''. * V geslu mora biti najmanj ena (1) mala črka, najmanj ena (1) velika črka in najmanj en (1) poseben znak (-_!?...). * Geslo '''naj bo kompleksno'''. (!) Upoštevajmo nasvete, __[[https://www.ijs.si/ijsw/Kako%20izbrati%20dobro%20geslo%20(in%20si%20ga%20zapomniti)|kako izbrati dobro geslo.]]__ * Geslo '''nikoli ne poteče'''. Če uporabnik sam v enem (1) letu ne zamenja gesla, se pojavi "'''!'''" pri opciji '''Sprememba gesla''' v meniju za upravljanje uporabnikovega računa.<
> {{attachment:EDS_Sprememba_gesla_!.jpg|EDS Sprememba gesla|width="300px"}} == Dokumentacija == === Splošna navodila za delo v sistemu EDS === * [[attachment:EDS_Osnovna_uporabniska_navodila.pdf|Osnovna uporabniška navodila|&do=get]] * '''Nastavitve izvajanja poslovnih procesov'''| Nastavitve, s katerimi si uporabnice in uporabniki lahko nekoliko prilagodijo delovanje sistema EDS * [[attachment:Nastavitve_obvestil_in_komentarjev_v_EDS.pdf|Nastavitve obvestil in komentarjev v EDS|&do=get]] | (!) [[https://portal.ijs.si/nextcloud/s/RP4DDKTp9YT67RX|20.12.2021 - Video posnetek predstavitve nastavitve obvestil in komentarjev]] === Navodila za delo s procesi v sistemu EDS === EDS spletna aplikacija je namenjena upravljanju delovnih procesov na IJS. Ob postavitvi sistema EDS bo v njem le nekaj osnovnih oziroma najbolj uporabljanih procesov, postopoma pa bodo v sistem dodani tudi ostali procesi, ki jih imamo na IJS. Za vsak proces, ki bo dodan v EDS sistem, bodo na tem mestu dostopna tudi ustrezna navodila. * [[attachment:Obvestilo_o_odsotnosti.pdf|Obvestilo o odsotnosti|&do=get]] | (!) [[https://portal.ijs.si/nextcloud/s/8iia2g7JCJNpN22|20.12.2021 - Video posnetek predstavitve procesa obveščanja o odsotnosti]] * [[attachment:eds-stroskovnik.pdf|Stroškovnik|&do=get]] * [[attachment:EDS_Zahtevek_za_preknjizbo_Priprava.pdf|Zahtevek za preknjižbo stroškov - Priprava novega zahtevka|&do=get]] * [[attachment:EDS_Zahtevek_za_zaposlitev_novega_sodelavca_Za_referentke_KE.pdf|Zahtevek za zaposlitev novega sodelavca - Navodila za referentke KE|&do=get]] * [[attachment:EDS_Zahtevek_za_zaposlitev_novega_sodelavca.pdf|Zahtevek za zaposlitev novega sodelavca|&do=get]] * '''Potrjevanje dokumentov v sistemu EDS''' * Za potrjevanje dokumentov mora biti lokalno na računalniku nameščen program Bullzip! [[attachment:Bullzip_Namestitev.pdf|Navodila za namestitev programa Bullzip|&do=get]] * [[attachment:EDS_Potrjevanje_zahtevkov_za_nabavo.pdf|Potrjevanje zahtevka za nabavo v sistemu EDS|&do=get]] * [[attachment:EDS_Potrjevanje_zahtevkov za naročila storitev.pdf|Potrjevanje zahtevka in obračuna za delo v sistemu EDS|&do=get]] | (!) [[https://portal.ijs.si/nextcloud/s/Tw2RHmdSRewBTra|13.5.2021 - Video posnetek predstavitve potrjevanja dokumentov v sistemu EDS]] * Delovna uspešnost (DU2) | (!) [[https://portal.ijs.si/nextcloud/s/j6doQsXisK5ABM2|17.3.2022 - Video posnetek predstavitve procesa dodeljevanja delovne uspešnosti (DU2)]] * '''Elektronsko podpisovanje PDF dokumentov v sistemu EDS''' * Za podpisovanje dokumentov mora biti nameščena podpisna komponenta! [[attachment:Namestitev podpisne komponente v EDS.pdf|Navodila za namestitev podpisne komponente v EDS|&do=get]]__ * (!) [[https://portal.ijs.si/nextcloud/s/TwQXZYt6q2cjeKn|18.1.2024 - Video posnetek predstavitve elektronskega podpisovanja v EDS]] * [[attachment:Osveževanje vmesnika in brisanje piškotkov.pdf|Navodila za osveževanje vmesnika in brisanje piškotkov|&do=get]]